Raih Pengetahuan

PENGARUH IMPLEMENTASI ERP PADA PROSES ADMINISTRASI DI UNIVERSITAS

Bob Wibisono, Reinaldo Arifin, Serly, Stephanie Veronica W, Yulistiawati, Yulia

Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi, BINUS UNIVERSITY

Jl.Kebon Jeruk Raya No.27 Kemanggisan, Jakarta Barat 11530

ABSTRAK

Beragamnya aktivitas bisnis yang berlangsung di dalam sebuah Universitas, serta semakin tingginya tingkat persaingan antar universitas untuk memberikan pelayanan terbaik bagi mahasiswa, mendorong timbulnya kebutuhan akan data yang cepat, realtime, akurat dan lengkap. Oleh karena itu integrasi menjadi salah satu kebutuhan utama universitas. ERP memberikan berbagai dampak positif dalam proses administrasi di Universitas, khususnya pada pendistribusian mata kuliah (KRS) dan pembayaran. Dengan menggunakan metode studi literature dan kasus-kasus yang berkaitan dengan implementasi ERP pada universitas ditemukan bahwa ERP dapat mempercepat waktu pemrosesan data, meningkatkan kemudahan dan fleksibilitas mahasiswa dalam pembayaran dan pemilihan mata kuliah, serta lebih ekonomis. Dengan demikian, diharapkan pembahasan ini dapat semakin meyakinkan universitas akan pentingnya penerapan ERP untuk mendukung keseluruhan proses bisnis yang ada, serta mendorong adanya pengembangan terhadap integrasi yang sudah dilakukan guna memaksimalkan manfaat dan value yang dihasilkan.

Kata kunci : ERP, universitas, pembayaran, KRS

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Proses Pengisian KRS Manual 7

Gambar 2 Pengisian KRS dengan sistem ERP. 8

Gambar 3 Penerimaan pembayaran secara manual 13

PENDAHULUAN

Universitas merupakan jenjang pendidikan tertinggi pada saat ini baik di Indonesia maupun skala internasional. Selain itu, universitas dijadikan sebagai jalur pendidikan terakhir yang harus ditempuh sebelum seseorang akan berkarir dalam dunia kerja. Dalam struktur organisasi, universitas memiliki tingkat kerumitan yang lebih tinggi dalam hal pengelolaan sumber daya manusia, keuangan, kualitas dan mutu pendidikan dibandingkan dengan jenjang pendidikan yang lain seperti salah satunya sekolah menengah (SMU/SMK). Perbedaan terlihat jelas pada fungsional-fungsional yang ada pada struktur organisasi, yaitu lebih spesifik dan lebih fokus terhadap suatu pekerjaan.  Selain itu, dari segi jumlah peserta didik dalam universitas, pada umumnya lebih besar lebih dari jumlah siswa di sekolah, demikian juga dengan tenaga pendidik (dosen) tentu diperlukan dalam jumlah yang banyak agar proses pembelajaran dapat berjalan dengan baik.

Apabila kita melihat dari sisi finansial, biaya yang diperlukan untuk menempuh pendidikan di jalur universitas bisa dibilang relatif lebih besar dibandingkan dengan sekolah, terkadang beberapa universitas tidak mengharuskan mahasiswanya melakukan pembayaran secara penuh melainkan secara berkala atau angsuran ketika pembayarannya.

Seperti organisasi pada umumnya, universitas juga memiliki visi, misi dan strategi sebagai usaha untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitasnya. Dalam pencapaian visi dan misinya, maka suatu universitas perlu menerapkan proses bisnis yang tepat. Pengelolaan informasi yang efisien dan efektif sangat diperlukan dalam menunjang kelancaran proses bisnis, apabila proses dalam penyampaian informasi kurang akurat, terhambat, atau kurang diperhatikan, maka dipastikan dapat menghambat proses bisnis yang sedang berjalan pada universitas tersebut. Selain itu integritas data juga berperan penting dalam kelancaran proses bisnis, apabila data tidak memiliki integritas yang tinggi, kesalahan akan mudah terjadi dalam penyajian informasinya. Contoh kesalahan dalam menentukan mahasiswa yang tidak boleh mengikuti ujian karena terkait masalah pembayaran, adanya perselisihan antara mahasiswa dengan pihak administrasi karena data yang dimiliki belum terupdate dari bagian keuangan sehingga tidak bisa mengikuti ujian dan sebagainya.

Proses bisnis yang baik harus ditunjang dengan teknologi yang sesuai agar bisa berjalan efektif dan efisien. Tidak hanya itu saja, persaingan antar universitas sudah meningkat, sehingga secara langsung dituntut untuk memiliki keunggulan kompetitf agar mampu bersaing. Oleh karena itu, integrasi sangat diperlukan dalam universitas untuk kelancaran proses. Dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi, maka akan memudahkan suatu universitas dalam menyediakan informasi yang realtime, tepat dan akurat serta menjaga eksistensi antar universitas, selain itu yang terpenting adalah dapat memuaskan para mahasiswa serta karyawan yang ada. Dimana setiap divisi pada universitas akan lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaannya, kecepatan dalam memperoleh data dan informasi yang akurat, tidak ada data yang berulang, dan kemudahan dalam menyediakan informasi untuk divisi-divisi lain karena saling terhubung dalam suatu jaringan.

Integrasi akan kami bahas secara umum mengenai implementasi untuk keseluruhan proses administrasi pada universitas khususnya proses registrasi awal, pendistribusian mata kuliah (KRS) dan pembayaran. Dimana proses-proses tersebut merupakan salah satu yang paling penting dalam mendukung keseluruhan proses yang berjalan dalam sebuah universitas.

Manfaat dari penulisan ini yaitu diharapkan dapat memberikan gambaran perbandingan mengenai pelayanan yang diberikan oleh universitas bagi mahasiswa, karyawan serta para stakeholder dengan adanya integrasi sistem, serta bagaimana informasi tersebut didistribusikan ke berbagai pihak. Kemudian semakin meyakinkan universitas untuk menerapkan integrasi atau memaksimalkan integrasi yang sudah diterapkan.

Metodologi yang digunakan adalah melalui studi literatur dari jurnal, textbook, intenet, serta berbagi studi kasus yang berkaitan dengan topik pembahasan yang sebelumnya pernah terjadi, kemudian mempelajari dan meneliti informasi-informasi yang telah diperoleh.

LANDASAN TEORI

Universitas menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Departemen Pendidikan Nasional (2008, p1530), merupakan perguruan tinggi yang terdiri atas sejumlah fakultas yang menyelenggarakan pendidikan ilmiah dan atau professional dalam sejumlah disiplin ilmu tertentu.

Kartu Rencana Studi adalah sebuah kartu atau barang (form) yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram, sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah dan merupakan bukti seorang mahasiswa aktif pada semester yang bersangkutan dan berfungsi sevagai Kartu Peserta Ujian (KRS wajib dibawa setiap kali mengikuti ujian). Pengisian KRS dilakukan oleh setiap mahasiswa masing-masing (Mahmudah, 2011).

Sedangkan menurut Gunadarma University, Kartu Rencana Studi atau lebih dikenal dengan KRS adalah kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti oleh setiap mahasiswa dalam satu semester. Dalam KRS tercantum data mahasiswa (NPM, Nama, Kelas, Fakultas, Jurusan, Jumlah Semester dan Tahun Akademik yang diikuti), Kode Mata Kuliah, Mata Kuliah, SKS dan Kelas yang diikuti.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa KRS (Kartu Rencana Studi) adalah suatu sistem registrasi perkuliahan yang digunakan oleh mahasiswa dalam  proses pengambilan  mata kuliah dan penentuan jadwal kuliah yang akan dipilh berdasarkan yang telah disediakan oleh pihak universitas.

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah paket software yang mencoba untuk mengintegrasikan semua departemen dan fungsi dari suatu perusahaan, ke dalam satu sistem computer yang dapat melayani kebutuhan semua departemen yang berbeda (Genoulaz & Millet, 2005, p573).

Menurut Motiwalla, Luvai F. dan Thompson, Jeffrey (2009) komponen-komponen ERP antara lain adalah sebagai berikut :

1. Hardware

Mencakup keseluruhan perangkat yang digunakan di dalam sistem ERP, diantaranya server sebagai media penyimpanan, back up dan pemulihan sistem, client yaitu orang yang akan mengakses ERP melalui komputer dan peripherals sebagai media jangka panjang dalam pengarsipan keseluruhan transaksi bisnis.

1. Software

Definisi software kontemporer adalah mencakup satu set instruksi pemrosesan informasi yang kemudian disebut prosedur untuk membantu orang-orang dalam pekerjaan mereka. Komponen kunci software untuk sistem ERP adalah :

1. System Software, merupakan platform sistem operasi yang penting untuk setiap perangkat lunak aplikasi untuk bekerja secara efisien dengan hardware dan personil IT.
2. Database Management System (DBMS). DBMS yang baik memiliki otorisasi, keamanan, back-up, fungsi pengawasan yang berfungsi sebagai dasar yang kuat untuk sebuah ERP system.
3. Application Software, adalah program atau utilitas perangkat lunak yang membantu dalam pengembangan, pemantauan dan integrasi perangkat lunak ERP.
4. People Resource
   1. End-users, termasuk pegawai, vendors, serta pihak lain yang menggunakan sistem untuk pekerjaan mereka. Berhasil atau tidaknya implementasi ERP berada di tangan mereka. Sangat penting untuk mengerti kebutuhan, kemampuan dari keseluruhan end-users sebelum melakukan implementasi.
   2. IT Specialist, merupakan member dari tim implementasi ERP, seperti DBA, IT supports, developer, change management, trainers, dan lainya yang terlibat dalam pengembangan dan pengoperasian sistem ERP.
   3. Project Manager. PM yang baik mampu menciptakan keharmonisan tim, mendapatkan dukungan dan sumber daya untuk proyek dari top management, dan membuat end-users merasakan keuntungan dari sistem tersebut.

Implementasi ERP adalah proses inovasi yang meningkatkan pengolahan data, distribusi, dan standar pelayanan melalui kerja metode baru, perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya manusia. Suatu sistem ERP, diimpelementasikan di sebuah organisasi dan mempengaruhi hampir semua proses bisnis organisasi (Maholtra & Temponi, 2010, p28-37).

Secara umum terdapat berbagai faktor yang turut berkontribusi dalam mencapai kesuksesan / kegagalan dalam implementasi ERP. Berikut adalah faktor yang memberikan dampak pada proses ERP yaitu :

–        Top Management Commitment, bertanggung jawab untuk membuat visi dan perencanaan serta memastikan motivasi pengguna dalam mencapai tujuan (Al-Mashari et al., 2003). Dimana top management bertugas untuk memutuskan sistem ERP dan memilih vendor serta menilai feedback dari end users dan IT professionals dalam implementasi lebih lanjut. Selain itu memonitoring proses implementasi dan memberikan kebutuhan kepada tim ERP. Pada umumnya top management bertanggung jawab dan bertugas dalam berbagai implementasi project-to-project, tidak hanya itu juga tetapi berkomitment dan mendukung tim dari project tersebut.

–        User’s Satisfaction, sekumpulan feeling dan attitude untuk mencapai berbagai faktor yang berkaitan dalam memberikan informasi, produk, dan layanan (Wu-Wang, 2006). Dimana kepuasan dari pengguna perlu dipertimbangkan untuk mengevaluasi implementasi ERP.

–        Training, memperbaharui kebiasaan dan meningkatkan pengetahuan dan keahlian mengenai sistem yang diimplementasi, yang berguna untuk menuntun para pengguna. Perlu diadakan pelatihan juga dikarenakan ERP tidak semudah biasa dalam penggunaan dan beradaptasi yang mana pengetahuan dan kemampuan dalam sistem berbeda. Perencanaan training harus berisi kebutuhan pelatihan, pandangan kapasitas pengetahuan pengguna dan attitude dalam pencapaian penerimaan teknologi yang digunakan (Nah et al.,2001, dan Wu Wang 2006).

–        Organization Vision, agar pengguna dapat memahami tools apa saja atau solusi software apa yang dapat digunakan dalam mencapai visi dari organisasi.karena tanpa perencanaan dan visi, maka sistem ERP tidak akan di implementasi dengan baik (Nah et al., 2001).

–        Software Selection, berkaitan dengan biaya dan dapat melakukan perubahan yang cukup kuat, sehingga menjadi faktor penting dalam menjabarkan software yang akan digunakan (Kalus et al., 2000).

–        Project Management, dimana dilakukan oleh implementer yang berpengalaman dan berkualifikasi, karena projek yang diambil bukanlah hal yang murah dari segi biaya, tetapi pengorbanan biaya yang cukup besar. Sehingga dibutuhkan pemberdayaan tim baik dengan aspek keuangan serta materi pendukung harus tersedia (Nah et al., 2001). Projek manager harus menuntun tim agar tetap termotivasi dalam mencapai tujuan projek. Yang mana tim terdiri dari anggota yang berbeda kemampuan dari berbeda area, agar dapat meng-cover projek yang akan di lakukan.

–        Communications, implementasi projek dan kepuasan dari pengguna bergantung pada komunikasi, yang kebutuhan ekspetasi pengguna pada setiap level butuh untuk dikomunikasikan secara efektif. Komunikasi di dalam setiap tahap menjadi sangat signifikan sepanjang visi, cakupan, objektif, aktifitas dan seluruh permbaharuan yang termasuk perubahan yang harus dikomunikasikan kepada seluruh stakeholders (Rosario, 2000).

–        Change Management, pengelolaan terhadap perubahan yang dimana organisasi bersifat dinamis dan membutuhkan identitas yang terbuka terhadap perubahan(Rosario, 2000). Budaya tiap organisasi tidaklah sama baik dari aspek orang, organisasi dan budaya, dsb. Sehingga dibutuhkan pengelolaan terhadap perubahan, supaya setiap aspek dapat mengikuti perubahan guna mencapai tujuan dari organisasi.

PEMBAHASAN

Sebuah universitas, dapat dianalogikan sebagai perusahaan yang memberikan jasa dalam bidang pendidikan kepada pelangganya yaitu mahasiswa. Selain itu di dalam internal universitas, terdapat proses bisnis lainya seperti pengelolaan SDM, procurement, kemudian keuangan dan sebagainya. Proses internal yang berlangsung dengan baik akan berpengaruh kepada kualitas jasa pendidikan yang diberikan kepada mahasiswa. Dengan demikian pelayanan akan sangat berpengaruh kepada citra universitas itu sendiri.

Saat ini, sebagian besar universitas telah menerapkan integrasi (ERP), baik dalam skala kecil, ataupun untuk keseluruhan proses bisnis yang ada. Sistem ERP di perguruan tinggi dibangun untuk mendukung administrasi kunci dan layanan akademis. Peran ERP dalam jalannya aktivitas perguruan tinggi untuk mendukung administrasi mahasiswa (prosedur pendaftaran, pendaftaran mahasiswa, dukungan keuangan untuk mahasiswa, data mahasiswa), manajemen sumber daya manusia (pemantauan karyawan) dan keuangan (akuntansi, pembayaran, investasi dan anggaran). Dapat juga memasukkan program lain seperti manajemen aset (kontrak, subsidi, beasiswa) atau untuk memantau mahasiswa dan pengembangan layanan institusi (Zornada & Velkavrh, 2005, p605-612).

Sedangkan menurut K. Ghuman dan S. Chaudhary (2002) ERP dapat digunakan untuk memenuhi fungsi baik administratif maupun akademis. Fungsi administatif meliputi sumber daya manusia, akuntasi, penggajian dan penagihan. Sedangkan fungsi akademis meliputi proses rekruitmen, pendaftaran, registrasi, dan semua hal yang berhubungan dengan data mahasiswa.

Implementasi ERP untuk mengintegrasikan proses pada universitas bukanlah hal yang mudah, mengacu pada banyaknya unit dan aktivitas bisnis di dalamnya. Dari sekian banyak universitas yang melakukan implementasi tidak sedikit yang pernah mengalami kegagalan. Salah satu contohnya adalah pada Royal Melbourne Institute of Technology yang kehilangan 47 juta dollar Australia dikarenakan sistem yang berlum berjalan dengan baik. Implementasi yang menyebabkan adanya perubahan dalam aktivitas yang berjalan selama ini merupakan tantangan terbesar. Seperti yang disebutkan pada subbab landasan teori, change management dan communication menjadi salah satu faktor penentu dalam kesuksesan implementasi ERP. Sebagian besar orang-orang di dalam suatu organisasi akan sulit menerima perubahan yang cukup signifikan, terlebih disaat mereka sudah merasa nyaman dengan proses yang selama ini dilakukan. Serta semua pihak yang terlibat mengetahui dengan pasti keseluruhan proses integrasi yang dilakukan dan memiliki ekspektasi yang sama terhadap hasil dari integrasi tersebut.

Selain itu, pada umumnya masing-masing divisi atau unit tentunya berperan dalam mengelola data yang dibutuhkan. Contohnya seperti para calon mahasiswa yang mendaftarkan diri pada sebuah universitas akan melakukan proses registrasi. Dimana akan diperoleh data umum seperti nama, alamat, dan sebagainya. Data tersebut tentunya berada di bawah pengelolaan unit admisi (bagian yang mengurusi proses pendaftaran dan penerimaan mahasiswa baru), tetapi data tersebut juga digunakan dalam akademis dan sebagainya. Apabila tidak dilakukan integrasi data maka ada kemungkinan setiap divisi menyimpan data yang sama, dan kesulitan dalam sharing data antar divisi.

Pembahasan pada penulisan ini, akan dikhususkan pada 3 proses yang penting dalam keseluruhan proses bisnis pada universitas, yaitu registrasi, distribusi mata kuliah (krs) dan pembayaran. Kedua proses tersebut sebenarnya saling berkaitan, dimana jumlah yang harus dibayarakan oleh setiap mahasiswa akan bergantung pada jumlah dan jenis mata kuliah yang dipilih. Proses diatas juga sangat memerlukan integrasi, jika terdapat kesalahan ataupun redudansi data akan mengakibatkan terganggunya proses perkuliahan mahasiswa.

1. 1.    Proses Registrasi

Setiap calon mahasiswa yang akan mendaftarkan diri pada salah satu universitas wajib untuk melakukan registrasi. Data-data yang diberikan calon mahasiswa akan menjadi data yang penting bagi universitas. Proses registrasi secara umum pada universitas adalah sebagai berikut :

1. Calon mahasiswa datang ke universitas untuk memperoleh folmulir pendaftaran mahasiswa baru.
2. Calon mahasiswa mengisi keseluruhan data-data yang diminta, beserta keseluruhan kelengkapanya, dan menyerahkan kembali kepada pihak universitas.
3. Setelah itu pihak universitas akan mengecek data tesebut, dan jika diperlukan tes seleksi masuk, maka calon mahasiswa akan didaftarkan pada jadwal tes seleksi masuk yang tersedia. Jika tidak maka dapat langsung diterima sebagai mahasiswa baru
4. Setelah diterima, maka mahasiswa diharuskan melakukan pembayaran uang perkuliahan, jika telah dilunasi maka mahasiswa akan memperoleh kode unik, seperti Nomor Induk Mahasiswa yang akan digunakan selama menjalani perkuliahan.

Data mahasiswa akan tersimpan di dalam database universitas, dari mulai terdaftar sampai menyelesaikan perkuliahan, bahkan sampai menjadi alumni dari universitas tersebut. Data tersebut akan digunakan pula oleh bagian-bagian lain seperti akademis untuk penilaian, distribusi mata kuliah, laporan hasil studi dan sebagainya. Diperlukan juga oleh bagian keuangan untuk mengidentifikasi mahasiswa yang telah menyelesaikan pembayaran dan belum.

Jika tidak adanya integrasi data, maka setiap unit akan menyimpan data mahasiswa yang dipelukan di dalam database masing-masing. Hal tersebut tentunya akan menyebabkan timbulnya redudansi data. Selain itu format penyimpanan di masing-masing unit akan berbeda satu dengan yang lain, sehingga apabila ingin di retrieve secara otomatis, maka akan ditemukan ketidakcocokan, sehingga hasil penggabungan data menjadi tidak akurat dan rentan akan kesalahan. Proses sharing data antar unit pun akan berlangsung manual, dan hal tersebut akan memakan waktu yang cukup lama, dan mengurangi efisiensi pada internal proses universitas.

Dalam proses registrasi sering terjadi kasus dimana mahasiswa yang sudah terdaftar ternyata tidak jadi kuliah di universitas tersebut. Tidak jarang juga nama mahasiswa tersebut masih tercatat dalam absensi kelas, dan perkuliahan. Tanpa integrasi, maka data mahasiswa baru yang telah diberikan pada bagian akademis harus kembali di update dan dicek.

Namun sebaliknya, dengan integrasi, hanya diperlukan satu database terpusat yang dapat diakses oleh keseluruhan unit yang ada di dalam universitas. Data tersebut baru diolah sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit. Tidak sedikit universitas yang telah menerapkan proses registrasi secara online dan tidak lagi manual. Sehingga calon mahasiswa tidak perlu datang ke kampus untuk dapat memperoleh formulir dan melakukan registrasi. Hal tersebut akan sangat membantu calon mahasiswa dari daerah lain yang terkendala jauhnya tempat. Jika registrasi berhasil maka proses pembayaran dan tes seleksi masuk juga dapat dilakukan secara online. Keseluruhan proses akan dilakukan secara komputerisasi, untuk mengurangi human eror dan kesalahan data-data mahasiswa. Kelebihan yang diberikan dengan adanya integrasi antara lain :

1. Tidak adanya redudansi data mahasiwa yang disimpan pada masing-masing unit di dalam universitas.
2. Kemudahan dalam melakukan sharing data antar unit, yang berkaitan dengan data mahasiswa.
3. Meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi dikarenakan data yang tersimpan terpusat.
4. Meningkatkan efisiensi penyimpanan data, dan juga mengurangi biaya-biaya yang harus dikeluarkan jika sharing data dilakukan secara manual antar unit.

1. 2.    Distribusi Mata Kuliah (KRS)

Dewasa ini, beberapa universitas di Indonesia masih menerapkan pengisian KRS secara manual, dimana biasanya mahasiswa perlu datang ke kampus untuk mengisi formulir-formulir yang terkait dan dalam proses pengumpulannya mahasiswa perlu mengantri ke bagian administrasi dan hal tersebut biasanya memakan waktu lebih banyak ketika banyak mahasiswa yang mengisi KRS pada waktu yang sama.

1. A.    Metode Pengisian KRS
   1. a.      Mekanisme KRS Manual Sebelum dilakukan Implementasi ERP

Gambar 1 menggambarkan alur dari proses KRS yang dilakukan di universitas pada umumnya. Hampir di setiap peruguruan tinggi mahasiswa harus terlebih dahulu menyelesaikan pembayaran administrasi keuangan mereka (BP3, SKS, dll). Setelah seluruh pembayaran telah terbayar secara lunas, mahasiswa dapat melanjutkan proses pengisian KRS di Kampus.

Pada proses KRS yang dilakukan secara non-online, mahasiswa harus mendatangi universitas mereka untuk melakukan  penjadwalan KRS mereka. Adapun umumnya beberapa peraturan yang biasanya harus dipatuhi oleh para mahasiswa untuk melakukan pendaftaran, antara lain:

1. Berpakaian rapi dan bersepatu
2. Membawa lembar FRS yang sudah diisi
3. Membawa foto hitam putih ukuran 3 x 4 terbaru (bukan bekas)
4. Membawa blanko pembayaran warna merah yang telah dibayarkan. Bagi yang belum membayar uang kuliah atau blanko tertinggal dapat menggunakan KTM atau KRS yang lama, tetapi KRS belum dapat diambil
5. Pengambilan KRS bagi mahasiwa yang tidak memenuhi syarat 3,4 dapat dilakukan pada hari berikutnya dari pukul 9.00 WIB sd. 15.00 WIB dengan membawa syarat yang belum dipenuhi selama pengisian KRS berlangsung diruang yang telah ditentukan.

Setelah selesai memilih jadwal yang tersedia, mahasiswa akan meminta pengesahan dari dosen wali mereka.

Hasil jadwal KRS yang telah disetujui oleh dosen wali kemudian akan diserahkan kepada petugas penjadwalan akademik. Petugas akademik kemudian akan memilah – milah dan menggabungkan mahasiswa yang memiliki mata kuliah dan jadwal yang sama  ke dalam satu kelas dan menunjuk seorang dosen sebagai dosen pengajar. Umumnya kegiatan pendaftaran KRS dilakukan dalam waktu 5 – 10 hari kerja.

Setelah jadwal selesai dibuat, kemudian akan dilakukan proses pemeriksaan dan pencocokan terhadap jadwal yang ada. Mahasiswa juga diberi kesempatan untuk melaporkan apabila terjadi ketidakcocokan jadwal atau kesalahan dalam penjadwalan

Gambar 1 Proses Pengisian KRS Manual

(sumber: http://www.ptdpa.com/product/it/cyber-campus)

1. b.        Mekanisme KRS Setelah Implementasi ERP

Dengan menggunakan sistem ERP, perguruan tinggi dapat  memaksimalkan proses akademik yang mengawal proses belajar mengajar dimulai dari pendaftaran mahasiswa baru, KRS (Kartu Rencana Study), jadwal perkuliahan, KHS (Kartu Hasil Study), interaksi mahasiswa dengan dosen wali sampai dengan mahasiswa menjadi alumni dilakukan dalam sistem secara online dan real time.

Seperti contoh salah satu sistem ERP yang dipakai oleh perguruan tinggi bernama Cyber Campus. Dengan sistem ini, seluruh bagian dalam perguruan tinggi akan mendapatkan laporan aktivitas secara realtime dan membantu memberikan laporan yang akurat kepada pimpinan. Proses belajar mengajar mahasiswa akan terecord dengan detail, seperti berapa kali mahasiswa tersebut mengulang mata kuliah yang sama dan berapa nilai-nilai yang pernah didapat. Informasi seperti itu dalam waktu beberapa menit sudah dapat ditampilkan sehingga dengan sistem ini akan membantu pimpinan dalam melakukan pengambilan keputusan. Dengan demikian, akan meningkatkan juga proses pengawasan akademik terhadap mahasiswa.

Dengan menggunakan sistem CyberCampus mahasiswa mendapat kemudahan dan fleksibilitas dalam melakukan KRS secara online dimanapun Ia berada dengan sistem approval dari dosen wali secara online sehingga adanya efisiensi waktu mahasiswa tanpa harus datang ke kampus saat melakukan pengisian KRS. Sehingga dapat menggurangi antrian panjang selama proses KRS berlangsung. Fleksibilitas tersebut tentunya akan meningkatkan kepuasan mahasiswa terhadap sistem pelayanan universitas.

Berikut ini merupakan contoh skema dari proses KRS dengan menggunakan sistem ERP Cyber Campus. Jika dibandingkan dengan Gambar 1, maka akan terlihat jelas adanya beberapa proses yang tidak perlu lagi dilakukan, dengan adanya dukungan sistem ERP.

Gambar 2 Pengisian KRS dengan sistem ERP

(sumber: http://www.ptdpa.com/product/it/cyber-campus)

1. B.     Kelebihan dan Kelemahan KRS Sebelum Implementasi ERP

1. a.      Kelebihan KRS Sebelum Implementasi ERP

Pengisian KRS tradisional (pra implementasi ERP) memiliki beberapa dampak positif yang dapat diidentifikasi antara lain kepastian proses pendaftaran, dan kepastian mutu mahasiswa.

Mahasiswa – mahasiswa yang ingin mendaftar KRS harus datang untuk mendaftar KRS mereka. Dengan demikian praktek kecurangan dapat diminimalisir karena proses manual yang terjadi dapat memastikan bahwa mahasiswa tersebut memang layak untuk mendaftar KRS yang ada.

Mahasiswa yang telah berhasil mengisi KRS nya tentu merupakan mahasiswa yang telah menyelesaikan seluruh pra syarat yang ditentukan (pembayaran SKS, mata kuliah pokok lulus). Maka dengan demikian dapat dipastikan bahwa mahasiswa tersebut merupakan mahasiswa yang layak mengikuti perkuliahan.

1. b.      Kelemahan KRS Sebelum Implementasi ERP

KRS pada dasarnya merupakan salah satu proses yang sangat vital dalam proses belajar mengajar dalam Universitas. Pada proses pendaftaran KRS saat kini tanpa adanya bantuan integrasi dari ERP masih menemukan beberapa masalah yang dapat dibagi menjadi dua kelompok masalah berdasarkan rentang waktu yaitu dampak jangka pendek dan dampak jangka panjang.

Pada dampak jangka pendek KRS tanpa integrasi memiliki beberapa masalah antara lain lamanya proses KRS, rentannya KRS pada faktor Human Error dan tidak ada integrasi yang jelas antara kepastian KRS dengan pembayaran uang kuliah.

Dilihat dari waktunya dapat diketahui dengan jelas bahwa penjadwalan KRS dapat memakan waktu yang cukup lama dengan waktu 1 minggu merupakan alokasi tercepat. Jumlah mahasiswa yang banyak dan banyaknya variasi jadwal yang terjadi merupakan masalah yang sangat rentan terjadi dalam penjadwalan KRS. Hal ini tentu saja akan membuat mahasiswa terganggu dengan keadaan yang ada.

Proses penjadwalan KRS secara manual memakan waktu dan usaha yang sangat besar. Namun walaupun demikian tidak dapat dipungkiri bahwa faktor human error sangat mungkin terjadi dalam penjadwalan. Kesalahan – kesalahan seperti salah waktu atau salah alokasi dosen merupakan sesuatu yang lazim terjadi pada saat pengalokasian penjadwalan. Perubahan atau perbaikan kesalahan pengalokasian waktu hanya akan mengulang – ngulang pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan sekali saja.

Integrasi dengan pembayaran merupakan salah satu masalah kondisional yang lazim terjadi di saat pendaftaran KRS. Mahasiswa yang tidak dapat membuktikan dirinya telah membayar KRS menjadi pihak yang dirugikan. Ini tentunya merupakan hal – hal yang ingin dihindari oleh universitas sebagai lembaga pendidikan.

Pada dampak jangka panjang, pengisian KRS dapat menyebabkan timbulnya stigma yang buruk ketika pendaftaran KRS, sehingga dikhwatirkan kredibilitas Universitas akan diragukan dan dalam pencatatan data histori mahasiswa. Seperti yang dijelaskan pada bagian sebelumnya, bahwa pelayanan terhadap mahasiswa akan menjadi salah satu pokok penilaian citra sebuah universitas.

Periode pengisian KRS merupakan periode yang dapat dikatakan sebagai periode yang sangat “heboh”, dimana setiap mahasiswa akan berusaha supaya dirinya berhasil mengisi KRS. Ini tentu saja akan membawa dampak buruk pada kegiatan KRS, di mana setiap mahasiswa akan mencoba menghalalkan segala cara supaya berhasil mengisi KRS.

Kesalahan – kesalahan dalam proses KRS dapat mengganggu dalam proses administrasi mahasiswa. Data sepert jumlah SKS yang diambil, proses pembayaran dsb dapat berpotensi tidak tercatat dengan baik. Oleh sebab itu proses alokasi KRS merupakan proses awal yang harus diawasi supaya dapat mempermudah proses – proses lainnya.

Apabila kesalahan – kesalahan seperti kegagalan pendaftaran KRS, banyaknya salah jadwal dll terus berlanjut tentu saja citra universitas di kalangan mahasiswa akan turun. Selain itu jika masalah ini tetap dibiarkan berlarut – larut maka kredibilitas universitas sebagai sebuah institusi pendidikan akan diragukan karena sikapna yang tidak professional dalam menghadapi kegiatan pengisian KRS. Hal ini tentu saja hanya akan membawa dampak buruk pada universitas sendiri.

1. C.    Kelebihan dan Kelemahan KRS Setelah Implementasi ERP
   1. a.      Kelebihan KRS Setelah Implementasi ERP

Dengan adanya KRS Online yang tentunya terintegrasi dengan sistem informasi pada universitas, maka memudahkan mahasiswa dan dosen untuk mengakses informasi seperti, jadwal kuliah, waktu pembayaran kuliah beserta nominal tagihannya, pengumuman – pengumuman penting dan juga mengisi KRS secara online. Pengisian KRS Online, tentunya memiliki dampak positif yaitu sebagai berikut:

1. Mahasiswa tidak perlu datang langsung ke kampus, dengan KRS yang telah terintegrasi dengan sistem maka pengisian KRS tidak terbatas oleh waktu dan tempat. Hal tersebut tentunya memberikan kemudahan bagi mahasiswa.
2. Efesiensi dari segi ekonomi, lebih menghemat biaya baik kertas, tinta, dan lainya, dikarenakan mahasiswa tidak perlu lagi mengisi berbagai formulir.
3. Mahasiswa tidak perlu mengantri ke loket administrasi untuk menunggu penginputan data oleh administrator dan tidak perlu menunggu hasil cetakan KRS. Dengan sistem KRS online ini, data mahasiswa sudah tercatat secara otomatis sewaktu login dan mahasiswa dapat memilih mata kuliah sesuai opsi jadwal yang tersedia.
4. Mengurangi redudansi data, dimana KRS terintegrasi dengan database pusat dan memiliki data seluruh mahasiswa beserta data lain yang berkaitan, sehingga tidak perlu melakukan pencatatan berulang-ulang.
5. Sistem secara otomatis tidak mengizinkan mahasiswa yang belum melakukan pembayaran untuk mengisi KRS. Dengan demikian diperlukan juga integrasi dengan bagian pembayaran, untuk memperoleh data-data mahasiswa yang telah melunasi biaya pekuliahan.
6. Sistem secara otomatis membatasi jumlah Mata Kuliah sesuai sks nya, hal ini mencegah kesalahan mahasiswa dalam pengambilan jumlah mata kuliah yang bergantung pada Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) mahasiswa sesuai kebijakan universitas. Pembatasan tersebut akan berkaitan dengan rekomendasi dari pihak universitas untuk memastikan mahasiswanya memenuhi tingkat keberhasilan studi yang telah ditetapkan.

1. b.      Kelemahan KRS Setelah Implementasi ERP

Meskipun sistem KRS online lebih baik daripada KRS manual, KRS online juga tidak luput dari kelemahan, yaitu :

1. Server dapat down apabila pengisian KRS Online dilakukan mahasiswa secara bersamaan, sehingga diperlukan  spesifikasi server yang tinggi dan disesuaikan dengan jumlah mahasiswa untuk mencegah server down ataupun masalah-masalah teknis lainya, yang dapat menghambat KRS Online.
2. Adanya kemudahan mahasiswa dalam memanipulasi KRS, yaitu dengan memalsukan tanda tangan dari dosen Pembimbing Akademik (PA) sebagai bentuk legalisasi KRS.
3. Proses dari system yang baku menghilangkan kemungkinan untuk keadaan – keadaan khusus yang mungkin terjadi (kecelakaan, bencana alam, dll). Hal ini tentu saja dapat berakibat negative jika tidak ditanggapi secepat mungkin.

1. D.    Pentingnya KRS terintegrasi dengan Sistem

Dengan terintegrasinya KRS, bagian administrasi dapat dengan mudah mengumpulkan data dan informasi detail yang berkaitan dengan mahasiswa dan kemudian mengevaluasi standard dan kebijakan yang menjadi dasar analisis untuk pembuatan kebijakan-kebijakan. Contohnya untuk menetapkan jumlah SKS maksimal dan minimal yang berhak diambil oleh mahasiswa, dan memberikan rekomendasi rencana studi mahasiswa. Kemudian mengurangi kesalahan seperti adanya mahasiwa yang terdaftar di mata kuliah yang sama dengan jadwal berbeda, sudah mendaftar untuk kelas tertentu tetapi namanya tidak tercantum, dan sebagainya, yang akhirnya dapat merugikan mahasiswa dan menghambat proses perkuliahan.

1. 3.      Pembayaran

Mekanisme proses pembayaran setiap universitas akan bergantung pada kebijakan yang berlaku di universitas tersebut. Namun secara umum, jumlah pembayaran akan bergantung pada jumlah Satuan Kredit Semester (SKS) yang diambil oleh mahasiswa tersebut. Data yang digunakan dalam proses pembayaran beragam, yaitu salah satunya adalah data umum mahasiswa, mata kuliah, dan data keuangan mahasiswa.

1. A.    Mekanisme Proses Pembayaran
   1. a.       Mekanisme Proses Pembayaran Manual

Pada gambar 3, merupakan alur proses pembayaran manual, yang diterapkan pada universitas, jika tidak menggunakan komputerisasi ataupun integrasi. Tahap pertama dalam proses pembayaran tersebut adalah mahasiswa melakukan pembayaran dengan cara transfer melalui bank. Setelah itu mahasiswa datang ke kampus dan menyerahkan bukti transfer kepada pihak layanan mahasiswa.

Apabila sistem tidak terintegrasi, proses awal adalah bagian akademisi menentukan batas minimum dan maksimum pengambilan KRS masing-masing mahasiswa, tahap selanjutnya bagian keuangan akan menentukan jumlah biaya yang harus dibayarkan oleh mahasiswa berdasarkan laporan dari bagian akademisi untuk menentukan berapa batas minimal dan batas maksimal jumlah KRS yang dapat dibayar oleh masing – masing mahasiswa.

Setelah itu data tersebut diberikan kepada layanan mahasiswa sebagai panduan untuk melakukan penerimaan bukti pembayaran. Pembayaran dilakukan melalui jasa pihak ketiga, yaitu Bank. Dapat dilakukan dengan setoran tunai, transfer via ATM, ataupun internet banking yaitu dengan menu pembayaran kemudian menginput kode universitas, memasukan nomor registrasi ataupun kode unik mahasiswa lainya seperti Nomor Induk Mahasiswa, jumlah pembayaran dan sebagainya.

Kemudian, buktir transfer tersebut disimpan dan diberikan kepada layanan mahasiswa. Setelah bukti penerimaan pembayaan diterima, maka bagian layanan mahasiswa akan memberikan data tersebut kepada bagian keuangan untuk dilakukan pengecekan terhadap jumlah uang yang diterima dan bukti transfer yang diterima. Setelah melakukan pengecekan, bagian keuangan akan membuat laporan berupa jumlah SKS yang sudah dibayar dan kemudian diserahkan kepada pihak akademisi. Berikut merupakan activity diagram yang menjelaskan secara singkat proses penerimaan pembayaran KRS mahasiswa.

Gambar 3 Penerimaan pembayaran secara manual

            Proses penerimaan pembayaran KRS yang belum terintegrasi hanya tergantung pada data yang diberikan oleh bagian akademisi. Keterlambatan dalam penyampaian data akan menganggu jalannya proses penerimaan pembayaran.

1. b.      Mekanisme Proses Pembayaran terintegrasi

Dengan adanya sistem yang terintegrasi pada proses pembayaran yang dilakukan mahasiswa, akan memudahkan dikeduabelah pihak. Baik dari disisi mahasiswa maupun sisi universitasnya. Ini dikarenakan data yang diperlukan mhasiswa baik dari jumlah, tujuan, kepada siapa, dan bagaimana caranya dpat di akses melalui sistem tersebut, dimana sumber informasi tersebut di retrive/didapat dari beberapa fungsional yang ada di dalam universitas. Begitu pula dari sisi universitasnya yaitu dapat melihat perkembangan atau proggres dari pembayaran yang di lakukan mahasiswa tersebut, baik dari awal pembayaran sampai kesudahannya.

Sehingga para manager di low level dapat mengolah info pembayaran yang melibatkan beberapa fungsional dengan value yang akurat, dan di proses dengan efisien dari segi waktu, karena tidak perlu untuk membuat permintaan data-data terlebih dahulu kepada pada staff nya, tetapi dapat di retrive langsung oleh manager. Dimana laporannya dapat di salurkan kepada manager tingkat atasnya yang berguna untuk membuat keputusan lebih lanjut.

Sistem yang terintegrasi pada proses pembayaran sangatlah penting, karena ketika adanya kesalahan atau terjadi hal yg tidak diinginkan, maka pihak universitas dapat melakukan tracking/pelacakan kepada transaksi yang telah dilakukan oleh mshasiswa. Sehingga data baik dari fungsional yang berkaitan akan terlihat pula aliran informasi ysng berjalan.

1. B.     Kelebihan dan Kelemahan

Proses pembayaran dengan terintegrasi tentunya akan memberikan berbagai dampak positif antara lain :

1. Memberikan kemudahan, dan mempercepat proses pembayaran. Contohnya dengan menggunakan sistem autodebet, mahasiswa tidak perlu lagi melakukan transfer atau setoran tunai kepada pihak bank, namun secara otomatis jumlah pembayaran akan ditarik dari saldo rekening. Hal tersebut dapat dilakukan dengan adanya integrasi di dalam universitas sendiri serta kerja sama dengan pihak bank.
2. Mengurangi kesalahan data seperti tertukar, tidak tercatat, dan sebagainya, yang dapat merugikan mahasiswa.
3. Mengurangi proses pengecekan manual, penerimaan bukti transfer dan lainya seperti yang ada pada proses pembayaran manual

Disamping beberapa kelebihan diatas, terdapat juga kelemahanya, yaitu jika integrasi menggunakan sistem autodebet, maka mahasiswa harus memastikan bahwa saldo mencukupi sebelum tanggal autodebet. Jika terjadi kegagalan autodebet maka dapat menghambat proses registrasi perkuliahan semester selanjutnya. Selain itu, karena segala sesuatunya berjalan otomatis, mahasiswa tetap perlu melakukan pengawasan dan pengecekan dari history pembayaran yang tercatat.

SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan beberapa hal yaitu :

• Universitas bukan lagi sekedar institusi yang berfokus pada mutu pendidikan, tetapi juga mutu pelayanan bagi mahasiswa dan seluruh stakeholder.
• Pentingnya integrasi sistem pada universitas untuk meningkatkan efisiensi dari segi waktu dan biaya. Informasi yang diperoleh lebih cepat (real time), akurat, dan relevan. Sehingga dapat mendukung para pemimpin (manager) dalam pengambilan keputusan yang tepat guna memecahkan masalah

• Integrasi dapat mempercepat proses, dan mengurangi human eror, sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan pelayanan universitas. Universitas dengan citra yang baik, akan memiliki keunggulan kompetitif.

Saran yang penulis ajukan yaitu :

• Sebaiknya dilakukan sosialisasi kepada seluruh stakeholder yang terkait dengan pelaksanaan implementasi ERP, agar terciptanya dukungan penuh dan komitmen yang kuat di dalamnya. Sehingga setiap stakeholder siap dengan perubahan-perubahan yang mungkin ditimbulkan dari hasil integrasi tersebut.
• Diperlukanya evaluasi terhadap integrasi yang telah diterapkan, untuk mengetahui apakah hasilnya sudah memenuhi harapan atau masih diperlukan pengembangan di dalamnya.
• Pemilihan aplikasi yang digunakan untuk integrasi harus didasarkan dan disesuaikan dengan kebutuhan universitas itu sendiri.