Raih Pengetahuan

PENDAHULUAN

 

Zaman semakin berkembang dari waktu ke waktu dan banyak perubahan yang terjadi seperti pertumbuhan penduduk,perkembangan negara dan juga termasuk perkembangan perusahaan yang tadinya hanya berkiprah sebagai perusahaan nasional dalam negaranya sendiri,kini sudah berkembang pesat menjadi global company yang dimana keberadaan perusahaan tersebut tidak hanya ada pada negara asal,namun juga termasuk negara-negara lain sebagai bentuk perluasan cakupan perusahaan.

Saat ini jumlah perusahaan tingkat global semakin bertambah terutama perusahaan – perusahaan yang mempunyai sistem perekrutan yang mudah dijangkau oleh para pelamar kerja. Recruitment itu sendiri merupakan suatu proses menarik karyawan yang didapatkan dengan melalui proses seleksi seperti seleksi berkas, interview, psikotest, negosiasi dan seterusnya. Dimana tujuan dari recruitment itu sendiri adalah untuk mendapatkan karyawan yang memiliki kompetensi,ketrampilan, yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi dan menjalankan tugasnya dengan baik.

Setiap perusahaan atau organisasi memiliki cara dan aturan yang berbeda dalam melakukan recruitment untuk mendapatkan karyawan baru. Dan metode dalam recruitment pun ada bermacam-macam misalnya metode perekrutan biasa atau yang biasa disebut dengan recruitment tradisional, metode perekrekutan dengan menggunakan jasa agen perekrutan atau sekarang ini biasa dikenal dengan istilah outsourcing , metode perekrutan secara internal yang biasa diperuntukkan untuk karyawan dalam perusahaan yang bentuk nyatanya seperti promosi pencalonan jabatan dan lain sebagainya, selain itu juga terdapat sistem online recruitment.

Selain metode tersebut, setiap perusahaan juga memiliki cara penggunaan media perekrutan yang berbeda-beda. Dalam metode tradisional baik internal maupun eksternal biasanya akan dibuat pengumuman lowongan melalui pengumuman di papan pengumuman perusahaan,pengumuman di koran, iklan di majalah, iklan di radio dan televisi yang cenderung memerlukan biaya yang tidak sedikit demi menarik para applicant agar mau bekerja pada perusahaan tersebut.

Perusahaan atau organisasi yang memakai jasa outsourcing pun tergolong banyak, dan tidak perlu melakukan proses seleksi sendiri melainkan hanya perlu melakukan kualifikasi untuk lowongan kerja yang sedang dibutuhkan.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih dan meringankan beban kerja manusia, maka dalam proses recruitment pun ikut andil dalam dampak perkembangan teknologi yang direalisasikan sebagai online recruitment atau yang lebih dikenal dengan e-recruitment.

E-recruitment merupakan suatu metode perekrutan karyawan baru yang dalam pelaksanaan prosesnya membutuhkan jaringan internet. Dengan adanya e-recruitment perusahaan dapat menggunakan media internet untuk membuat pengumuman lowongan kerja dengan biaya yang lebih murah dibandingkan perekrutan secara tradisional. Perusahaan pun akan memiliki kandidat lebih banyak karena pada sistem ini, applicant dapat berasal dari mana saja tidak terbatas oleh kota, negara, benua sehingga kompetensi yang dimiliki kandidat akan bervariasi sehingga terkadang menjadi tantangan sendiri untuk praktisi HR(Human Resources) di perusahaan dalam melakukan selection untuk kandidat yang memenuhi kualifikasi perusahaan atau organisasi. Manfaatnya adalah seseorang dapat ikut berpartisipasi mendapatkan peluang yang sama dengan orang di berbagai penjuru dunia untuk berkarir di dunia global.

Penulisan ini akan membahas e-recruitment pada Accenture yang merupakan perusahaan di bidang consultant yang saat ini memiliki banyak klien yang tersebar di 120 negara di berbagai belahan dunia termasuk Indonesia. Dimana untuk merekrut kandidat dari berbagai penjuru dunia, Accenture membangun website khusus penangan mengenai karir yaitu sistem e-recruitment dengan nama situs web careers.accenture.com.

Manfaat dari penulisan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengaruh penerapan e-recruitment dalam perusahaan, seperti apa kelebihan yang didapatkan dibandingkan sistem perekrutan tradisional dan juga kelemahan dari online recruitment dan juga untuk mengetahui seperti apa bentuk e-recruiment yang dimiliki perusahaan global dalam penulisan ini yaitu perusahaan Accenture.

Metodologi yang digunakan dalam penulisan ini, yaitu melalui studi literatur baik dari jurnal, buku, artikel internet dan termasuk berbagai studi kasus yang berkaitan dengan topik yang dibahas yang sebelum sudah pernah dilakukan penelitian atau sudah terjadi, kemudian menganalisa dan meneliti informasi yang telah diperoleh.

 

LANDASAN TEORI

 

Definisini recruitment

Menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997) recruitment merupakan suatu upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.

Randall S. Schuler dan Susan E.Jackson (1997) menjelaskan bahwa ada beberapa kunci kegiatan yang merupakan bagian dari recruitment, kegiatan tersebut ialah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan dalam hal   jenis pekerjaan (job title)dan levelnya dalam perusahaan.
2. Terus berupaya mendapatkan informasi mengenai perkembangan kondisi pasar       tenaga kerja.
3. Menyusun bahan-bahan recruitment yang efektif.
4. Menyusun program recruitment yang sistematis dan terpadu yang berhubungan      dengan kegiatan sumber daya manusia lain dan dengan kerja sama antara            manajer lini dan karyawan.
5. Mendapatkan sejumlah calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat;
6. Mencatat kualitas dan jumlah pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing      metode rekrutmennya
7. Melakukan tindak lanjut terhadap para calon karyawan baik yang diterima maupun yang ditolak, guna mengevaluasi efektif tidaknya rekrutmen yang   dilakukan.

Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997) juga menyatakan bahwa sumber-sumber yang dapat dijadikan sebagai media recruitment, ialah sebagai berikut :

1. 1.  Sumber Internal

Yang dimaksud sumber internal meliputi karyawan yang dipromosikan untuk dicalonkan sebagai profesi atau pekerja yang sedang dicari dan tentunya memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan, sehingga tugas karyawan tersebut akan berpindah. Selain itu, perekrutan internal juga dapat dilakukan dengan cara memanggil mantan karyawan yang dapat dikaryakan. Dimana metode yang dilakukan antara lain, iklan di papan pengumuman, pengumuman lisan, penelitian personnel records , melakukan pengecekan daftar senioritas,  melihat daftar yang dibuat berdasarkan ketrampilan yang dimiliki karyawan pada sistem informasi HR (Human Resource) di perusahaan.

1. 2.  Sumber Eksternal

Sumber eksternal merupakan sumber untuk mendapatkan karyawan dari luar perusahaan yang memiliki bobot atau kualifikasi tertentu. Yang dapat dilakukan dengan cara iklan secara lisan, walk in applicant yaitu dimana sejumlah pelamar mencalonkan diri dengan mendatangi langsung bagian recruitment dari perusahaan , melalui biro-biro tenaga kerja, melalui biro perusahaan lain, melalui asosiasi dan serikat dagang, WNA (Warga Negara Asing). Metode yang digunakan diantaranya adalah iklan di radio dan televisi, iklan di koran dan jurnal perdagangan, openhouse, recruitment berdasarkan kontrak, perekrutan tenaga kerja sementara.

Selain itu, recruitment memiliki tujuan strategis yang berfokus pada kebutuhan untuk menarik orang-orang berkualitas tinggi supaya perusahaan bisa memperoleh keuntungan kompetitif (Parry & Tyson, 2008). Sehingga recruitment merupakan aktivitas yang menghubungkan perusahaan dengan para job seekers. Berikut merupakan definisi recruitment :

a)      Sebuah proses untuk mencari dan menarik para applicant untuk direkrut menjadi karyawan. Dimana proses tersebut berawal dari pencarian applicant untuk diseleksi dan diakhiri dengan konfirmasi diterimanya applicant sebagai karyawan.

b)      Proses untuk menemukan sumber daya yang unggul agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, termasuk jadwal kepegawaian dan efektivitas karyawan.

Definisi e-recruitment

E-recruitment adalah proses perekrutan karyawan menggunakan sumber daya elektronik, khususnya internet. Perusahaan dan agen perekrutan memiliki banyak proses perekrutan online yang berfungsi untuk mencocokkan kandidat dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan adanya teknologi database dan juga iklan pekerjaan online maka memungkinkan para job seekers untuk dapat mencari pekerjaan tanpa batasan fragmen waktu.  (http://en.wikipedia.org, 2014)

Sedangkan menurut Dysart (1999) dan Taylor (2001) , e-recruitment merupakan suatu proses online untuk menarik kandidat yang cocok melalui media elektronik. Hal tersebut memberikan dampak pada kemudahan dalam proses seleksi. Dengan adanya e-recruitment juga memudahkan pencocokan kualifikasi pekerjaan, ketrampilan, pengalaman dengan job description , sehingga dapat menginformasikan prospek seleksi kandidat.

Recruitment dan seleksi membantu organisasi untuk merekrut orang terbaik untuk bekerja dalam aktivitas yang produktif dengan didukung perekrutan online membuat proses recruitment menjadi lebih produktif (Boxall & Purcell, 2003). Selain itu, Online recruitment membantu organisasi untuk memenuhi kebutuhan Human Resources yang terus berubah untuk mengisi posisi dengan sumber daya manusia yang dinamis dan kompeten (Parry & Tyson, 2008). Ada banyak organisasi besar yang mengadopsi recruitment online sebagai strategi bersaing. Oleh karena itu, untuk pemeliharaan organisasi, saat ini situs web yang didedikasikan untuk menarik, merekrut, dan mempertahankan karyawan dan lebih dekat dengan user (Hausdorf & Duncan, 2004).

Beberapa hal yang mendorong pentingnya penerapan online recruitment atau e-recruitment pada suatu organisasi adalah sebagai berikut  (Hauer, 2004) :

1. 1.      Cost

Biaya dapat diukur melalui dua cara, yang pertama biaya yang dibutuhkan untuk iklan perekrutan dan yang kedua biaya yang berhubungan dengan lamanya waktu perekrutan untuk proses identifikasi kandidat yang berpotensi. Dengan adanya internet, iklan recruitment tidak perlu dilakukan di media koran yang cenderung memakan biaya kertas dan biaya iklan itu sendiri, sedangkan biaya iklan dengan dukungan internet memakan biaya lebih murah.

1. 2.      Content

Tidak perlu membayar iklan per baris seperti iklan-iklan tradisional di koran. Sebagian besar perusahaan online recruitment memberikan tempat yang tidak terbatas mengenai job description , yang mengizinkan para applicant untuk mengetahui lebih spesifik mengenai syarat dari applicant yang dibutuhkan perusahaan.

1. 3.      Convenience

Banyaknya job seekers yang sebenarnya sedang bekerja namun ingin melakukan perubahan. Hal tersebut dapat menyulitkan bagi para kandidat pasif ini apabila tidak dapat melakukan posting online.

1. 4.      Communication

Online recruitment mengizinkan job seekers untuk menyimpan resume dan juga cover letter online, sehingga suatu perusahaan atau organiasasi hanya perlu mengklik button untuk mengirim informasi kepada kandidat yang mempunyai potensi yang dibutuhkan perusahaan. Maka, hal tersebut memudahkan komunikasi antara job seekers dengan recruiter.

1. 5.      Changes

Jika melakukan iklan perekrutan di koran,apabila ada kesalahan penulisan harus menunggu pencetakan edisi selanjutnya untuk melakukan perubahan. Dengan e-recruitment, maka editting dapat dilakukan sendiri saat itu juga oleh recruiter.

1. 6.      Cross Posting

Beberapa layanan mengizinkan adanya cross posting dengan posisi yang sama dan dengan job boards yang berbeda sehingga lebih menghemat waktu bagi recruiter.

Terdapat lima element utama dalam e-recruitment, yaitu  (http://www.mbaskool.com/, 2008) :

1. 1.      Applicant Tracking

Memungkinkan applicant untuk mengetahui status mengenai pekerjaan yang di applied.

1. 2.      Employer’s Website

Menginformasikan rincian mengenai peluang kerja dan mengumpulkan data yang sama.

1. 3.      Job Boards

Suatu media online yang mengiklankan pekerjaan-pekerjaan yang sedang dibutuhkan perusahaan beserta kualifikasinya.

1. 4.      Online Testing

Pengujian kandidat dengan metode online.

1. 5.      Multiple posting tools

Adanya suatu tools yang dapat mengirimkan CV secara multiple.

 

PEMBAHASAN

 

Proses Tradisional Recruitment & Selection

Saat ini,khususnya di negara-negara berkembang seperti Indonesia, India, Hongkong dan negara berkembang lainnya masih terdapat beberapa perusahaan di dalamnya yang menerapkan sistem perekrutan tradisional. Dimana sistem perekrutan tersebut merupakan suatu sistem perekrutan yang biasanya dalam mencari karyawan yang dibutuhkan perusahaan menggunakan media pengumuman melalui papan pengumuman, iklan di koran, iklan di majalah, iklan di radio dan lain sebagainya yang belum menyentuh fasilitas internet.

Secara garis besar, metode recruitment tradisional dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu :

1. Internal

Pada metode recruitment internal, perekrutan berasal dari dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri. Wujud nyata nya sebagai contoh yaitu promosi karyawan tertentu baik yang sudah senior maupun memiliki KPI(Key Performance Indicator) tinggi ataupun memiliki ketrampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga pada proses internal, media yang digunakan untuk melakukan iklan perekrutan biasanya pada papan pengumuman perusahaan maupun pengumuman secara lisan.

1. Eksternal

Pada metode recruitment eksternal, perekrutan diperuntukkan untuk orang diluar perusahaan. Dimana applicant harus mengirimkan CV dan mengikuti berbagai proses penyeleksian yang ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi. Metode yang digunakan dalam recruitment eksternal ini,biasanya perusahaan atau organisasi membuat pengumuman di koran, majalah, siaran radio,siaran televisi, menggunakan jasa agen perekrutan, dan lain sebagainya.

 

Berikut merupakan proses recruitment secara umum  (Dubois D. D., 2008) :

Gambar xx Proses recruitment tradisional

(Sumber : http://flylib.com/books/en/2.309.1.35/1/)

 

• Step 1 : Clarify the position to be filled through recruitment

Pada tahap awal seorang employer atau pemberi kerja harus mengetahui dan menentukan berapa jumlah kandidat yang akan terpilih mengisi kursi kosong di perusahaan. Tidak hanya employer, tetapi bagian HR (Human Resources) juga harus dapat memperkirakan jumlah karyawan yang perlu direkrut baik secara terus-menerus maupun ketika hanya sesekali membutuhkan karyawan baru.

• Step 2 : Review and update job description and specification for the position

Perusahaan atau organisasi harus meninjau kembali dan jika perlu melakukan update pada job desciption beserta spesifikasi mengenai posisi agar sesuai dengan kebutuhan yang perusahaan kualifikasikan. Apabila job description tidak di update sedangkan kebutuhan perusahaan terhadap suatu posisi selalu berubah-ubah dari waktu ke waktu maka perusahaan akan sulit mendapatkan karyawan yang dapat memenuhi kebutuhannya dan sulit untuk mengembangkan perusahaannya.

• Step 3 :Identify possible sources of qualified applicants

Langkah yang ke tiga yaitu perusahaan perlu mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan sebagai qualifikasi untuk applicant. Sebagai contoh, lowongan pada divisi HR dengan posisi sebagai manajer, maka perusahaan harus mengidentifikasi syarat apa saja yang diperlukan agar seseorang dapat mengisi posisi tersebut baik untuk perekrutan secara internal maupun eksternal.

• Step 4 : Select the most effective means communicating with and attacting qualified applicants

Langkah yang terakhir adalah memilih metode komunikasi yang paling efektif dengan menarik applicant yang terkualifikasi. Langkah ini biasanya melibatkan pemasaran organisasi untuk menarik applicant, yang biasanya dilakukan dengan cara open house, kunjungan kampus, presentasi kepada sekelompok orang yang merupakan target kandidat, internship, dan program kerjasama dengan sekolah.

 

Setelah proses recruitment berakhir, maka proses selection pun dimulai. Proses penyeleksian membutuhkan praktisi dari Human Resource(HR), gambar dibawah menunjukan bagaimana alur proses selection pada perusahaan.

Gambar xx Proses selection

(Sumber : http://flylib.com/books/en/2.309.1.35/1/ )

• Step 1: Clarify the selection process

Pada tahap ini pihak HR harus merencanakan bagaimana proses penyeleksian akan dilakukan. Contohnya, menentukan apakah kandidat harus memenuhi syarat subjektif ataupun syarat objektif. Selanjutnya harus ada pembuatan standar untuk keputusan seleksi.

• Step 2: Clarify the selection methods

Dalam tahap ini, yang harus ditentukan adalah metode penyeleksian seperti menggunakan form aplikasi, weighted application blanks (WABs), reference checks, tes kejujuran, tes kejiwaan, grafologi, tes kesehatan, tes penggunaan obat-obatan, dan juga termasuk interview baik direncanakan maupun tidak terencana.

• Step 3: Shorten the list of potential candidates by comparing the applicants to the selection criteria

Mengembangkan daftar calon yang memungkinkan dengan membandingkan applicant dengan syarat yang ditentukan. Ini mungkin membutuhkan kompilasi skor tes dan hasil wawancara, atau metode kombinasi.

• Step 4: Establish a list of finalists for the target jobs

Menentukan finalis yang masuk ke dalam calon karyawan yang tentunya sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan.

• Step 5: Conduct a more detailed examination of the finalists to identify the best candidates for the targeted job

Pada titik ini, para pembuat keputusan dapat ikut melakukan wawancara terhadapa kandidat untuk mengetahui seberapa sukses nantinya kandidat akan bekerja.

• Step 6: Make the selection

Pembuat keputusan dalam organisasi atau perusahaan harus membuat keputusan atas interview yang dilakukan.

• Step 7: Negotiate a competitive compensation and benefits package with the successful candidate

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mencocokkan harapan calon pekerja dan kemampuan employer untuk memberikan gajih. Tahap ini akan sukses apabila antara calon karyawan dengan employer telah membuat kesepakatan gaji beserta keuntungan-keuntungan yang akan didapat.

• Step 8: Extend an offer to the successful candidate

Adanya persetujuan secara tertulis bahwa kandidat bersedia bekerja di perusahaan tersebut dan menaati peraturan dan kondisi seperti yang tertera di surat perjanjian.

• Step 9: Confirm that all requirements are met

Pada tahap ini, praktisi HR harus mengkonfirmasi semua kebutuhan atau pun kualifikasi perusahaan telah terpenuhi.

• Step 10: Confirm that the selection decision was correct

Tahap terakhir bertujuan untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil sudah tepat.

 

Proses E-Recruitment

Dewasa ini, diiringi dengan perkembangan teknologi yang tentunya menunjang berbagai aspek proses bisnis sehingga lebih efektif dan efisien termasuk juga dengan adanya teknologi pada sistem recruitment karyawan di suatu perusahaan atau organisasi. Dengan berkembangnya teknologi,khususnya yang sudah puluhan tahun menjadi central komunikasi dan bagian pendukung aliran informasi di seluruh penjuru dunia yaitu internet, maka menjadikan banyak hal lebih mudah untuk diakses.

Salah satu bagian yang dapat dirasakan dengan adanya internet adalah sistem recruitment yang dapat mempertemukan perusahaan yang ingin merekrut karyawan dan juga job seekers. Sehingga, dengan adanya online recruitment atau yang biasa disebut e-recruitment proses pencarian kerja akan lebih mudah dan dari segi waktu lebih cepat sehingga efisien.

Gambar xx Revolusi dari proses recruitment tradisional menjadi e-recruitment

(Sumber : http://www.swissrecruiting.com/en/personnel-recruitment-practices/e_recruiting.php)

            Gambar diatas menunjukan bagaimana revolusi dari perekrutan tradisional menjadi perekrutan secara online dan juga menunjukkan perbedaan antara proses pada perekrutan tradisional dengan perekrutan secara online menggunakan internet. Berikut merupakan penjelasan lebih rinci mengenai setiap proses pada e-recruitment .

1. Submit Job Ads

Proses awal dalam perekrutan online adalah, perusahaan membuat pengumuman lowongan pekerjaan yang tersedia pada perusahaannya biasanya di Job Portal,Website perusahaan sendiri,dan sebagainya. Dimana iklan tersebut harus menjelaskan peran dan rincian pekerjaan yang harus dilakukan dan juga syarat yang dibutuhkan perusahaan agar kebutuhannya akan lowongan tersebut. Untuk menetapkan lowongan pekerjaan yang dibutuhkan,maka perusahaan membutuhkan praktisi HR untuk menentukan kualifikasi dan jumlah lowongan pekerjaan.

2. Contact Applicants

Selanjutnya perusahaan akan menghubungi para kandidat yang sudah terdaftar dalam sistem online recruitment perusahaan itu sendiri maupun jasa penyedia online recruitment. Misalnya dengan cara mengirimkan email yang berisikan pengumuman lowongan, notifikasi pada aplikasi online, dan lain sebagainya.

3. Select Applicants

Setelah para kandidat mensubmit resume dan cover letter nya, maka perusahaan atau organisasi akan melakukan pengurutan kandidat mulai dari peringkat teratas yang merupakan kandidat yang memiliki ketrampilan sesuai dengan kualifikasi perusahaan dan peringkat terbawah yang tidak memenuhi syarat dan harus dieliminasi.

4. Notify Applicant

Selanjutnya bagi para kandidat yang telah memenuhi kualifikasi perusahaan atau organisasi akan diberitahu lulus untuk seleksi berikutnya melalui pengiriman pesan di email atau pun aplikasi online recruitment nya.

5. Online Test of Applicant

Setelah pemberitahuan tersebut, maka kandidat akan mengikuti online test sesuai dengan prosedur atau aturan pada tiap masing-masing organisasi atau perusahaan. Dimana untuk melakukan online test ini biasanya dilakukan dengan cara penilaian dari web itu sendiri, maupun online role play.

6. Interview

Setelah lulus dari tahap online test, maka kandidat tenaga kerja baru akan mengikuti proses selanjutnya yaitu proses wawancara. Biasanya untuk kandidat yang tidak bisa dijangkau pada saat itu atau terbatas oleh negara, wawancara biasa dilakukan dengan cara telepon ataupun webcam menggunakan aplikasi webcam yang disepakati, dan apabila kandidat calon tenaga kerja berada dalam satu wilayah misalnya dalam negara yang sama dengan perusahaan, maka proses wawancara dapat dilakukan langsung dengan bertatap muka.

 

Kelebihan dan Kelemahan dari tradisional recruitment

 

Kelebihan tradisional recruitment

Berikut merupakan kelebihan dari proses perekrutan tradisional berdasarkan proses perekrutan tenaga kerja baru secara tradisional, yaitu :

1. Penyimpanan data applicant lebih aman karena tidak terancam oleh serangan hacker. Dimana data applicant biasanya berbentuk dokumen kertas.
2. Dengan menggunakan media iklan di berbagai surat kabar dan majalah dapat meningkatkan branding perusahaan
3. Berkomunikasi antara calon tenaga kerja baru dengan perusahaan lebih mudah, karena dapat berhubungan langsung antara kandidat dengan bagian perusahaan.

 

Kelemahan tradisional recruitment

Berikut merupakan kemahan dari proses perekrutan tradisional berdasarkan proses perekrutan tenaga kerja baru secara tradisional, yaitu :

1. Dari segi biaya, proses perekrutan tradisional membutuhkan biaya yang cukup besar untuk melakukan iklan pengumuman lowongan pekerjaan seperti di koran dan majalah yang biaya iklannya dihitung perbaris dan jangka waktu iklan tersebut terbatas.
2. Dari segi waktu, perekrutan tradisional lebih banyak memakan waktu karena bagian HR perlu melakukan berbagai macam proses penyeleksian secara manual. Terutama pada saat seleksi berkas, pihak HR harus memeriksa satu persatu surat lamaran kerja yang ditujukan ke perusahaan dan mengelompokkan kandidat yang memenuhi syarat.
3. Cakupan perekrutan hanya pada wilayah tertentu saja atau tidak global. Dimana iklan pengumuman lowongan kerja di koran atau pun majalah, biasanya sifatnya lokal atau informasi hanya mencakup negara itu sendiri bahkan hanya satu kota saja.

 

Kelebihan dan Kelemahan E-Recruitment

 

Kelebihan e-recruitment :

Berdasarkan penjelasan sebelumnya mengenai pengertian, proses dan tujuan e-recruitment, dapat disimpulkan beberapa manfaat apabila sistem e-recuitment diterapkan , yaitu :

1. Efesiensi waktu perekrutan

Dengan online recruitment, yang didukung dengan teknologi internet maka pengiriman CV dapat dilakukan dengan cepat bahkan dalam hitungan detik dan jangkauannya pun luas tidak terbatas pada satu negara saja, namun juga bisa beda negara.

1. Efesiensi biaya untuk merekrut

Dibandingkan dengan proses perekrutan tradisional yang biasanya membutuhkan kertas baik untuk media pengumuman lowongan kerja maupun untuk membuat surat lamaran, pada e-recruitment biaya untuk kertas sangat minim karena CV berbasis dokumen elektronik dan untuk mengirim CV tidak perlu biaya pengiriman seperti pengiriman surat, yang diperlukan adalah akses internet.

1. Perusahaan atau organisasi memiliki jangkauan yang luas

Dengan adanya e-recruitment memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kandidat-kandidat dari seluruh penjuru dunia, terutama global company seperti Accenture,Microsoft,Google dan sebagainya. Biasanya peminat untuk global company tergolong tinggi. Dengan variasi kandidat yang ada maka perusahaan akan lebih mudah melakukan seleksi.

1. Peluang branding untuk perusahaan

Dengan adanya iklan kerja yang dapat memprospek job seekers maka dapat meningkatkan citra perusahaan itu sendiri.

1. Untuk sisi applicant dapat applied ke banyak perusahaan

Banyaknya perusahaan maupun organisasi yang turut serta dalam e-recruitment menjadi lahan yang sangat baik untuk para job seekers yang semakin lama semakin bertambah.

 

Kelemahan e-recruitment:

1. Data privacy applicant terancam

Hal ini merupakan isu yang mengancam privacy applicant, dimana data pribadi applicant dapat disebarluaskan atau bahkan dijual oleh pihak-pihak curang yang ingin memanfaatkan data calon kandidat.

1. Jumlah applicant terus meningkat, namun semakin banyak yang tidak memenuhi kualifikasi

Karena e-recruitment dapat diakses dimana saja dan kapan saja yang tentunya harus didukung dengan teknologi internet, maka jumlah applicant akan terus bertambah. Dimana antara jumlah applicant dengan kualitas yang dimiliki tidak sebanding atau tidak sesuai.

1. Tidak selalu berjalan dengan baik

Ketika perusahaan akan melakukan wawancara dengan applicant yang terpilih misalnya dengan cara video conference melalui skype, terdapat resiko dimana akses internet dapat tiba-tiba terputus pada momen penting tertentu.

1. E-recruitment bergantung pada design website organisasi

Apabila perusahaan atau organisasi tidak memperhatikan kualitas design website mereka, maka besar kemungkinan applicant tidak akan merespon perusahaan atau organisi tersebut.

1. Sulitnya komunikasi dari applicant kepada representatif perusahaan

Biasanya pada sistem e-recruitment applicant akan sulit untuk menghubungi representatif perusahaan, atau terkadang respon yang diberikan oleh perusahaan atau organisasi cenderung lama. Hal tersebut dapat menyebabkan ambiguitas dan kebingungan pada sisi applicant .

 

Tantangan Penerapan e-recruitment  pada perusahaan

Untuk menerapkan sistem e-recruitment tidaklah mudah, disamping perlunya biaya yang tinggi untuk mengimplementasikan, ada beberapa tantangan dari berbagai perspektif yaitu sebagai berikut :

a)      Dari perspektif perusahaan

Kandidat terbaik yang sedang dicari seperti sudah bekerja di perusahaan kompetitor. Selain itu mengidentifikasi applicant juga masih sulit, dan juga meyakinkan kandidat untuk bekerja pada perusahaan juga tidak selalu sejalan dengan harapan perusahaan. Tantangan lainnya adalah ketidak sesuaian antara jadwal perekrutan perusahaan dan applicant yang berarti bahwa sering ketika kandidat yang baik yang tersedia, lowongan pekerjaan tidak tersedia.

b)      Dari perspektif job seekers

Tantangan bagi job seekers yaitu e-recruitment cocok untuk setiap orang dalam mencari pekerjaan terutama bagi orang-orang yang berpendidikan rendah. Karena pada e-recruitment jenjang pendidikan merupakan salah satu faktor penting yang diperhatikan perusahaan untuk memenuhi kualifikasinya.

c)      Dari perspektif applicants

Banyak nya kandidat yang kurang trampil bernegosiasi dalam hal gaji dan manfaat yang harusnya didapatkan karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut seperti jaminan kesehatan dan keamanan. Selain itu, masih sulit bekerja di perusahaan yang diinginkan karena banyaknya kandidat kompetitor. Job boards seringkali berisi data yang sudah terlalu lama misalnya lowongan kerja yang diperuntukkan empat tahun lalu sehingga sudah expired atau bahkan informasi yang diberikan palsu atau tidak sesuai.

 

Penerapan e-recruitment  pada perusahaan

            Saat ini, hampir semua perusahaan-perusahaan besar terutama multinational company telah beralih dari sistem perekrutan karyawan secara tradisional menjadi sistem perekrutan yang biasa disebut e-recruitment. Hal tersebut merupakan langkah besar yang memungkinkan para job seekers untuk dapat bersaing secara global dan juga dalam keadaan ekonomi yang sedang kritis saat ini dapat membantu mengurangi pengangguran di seluruh belahan dunia.

Dengan sistem e-recruitment ini, maka perusahaan akan lebih mudah dalam menjangkau para job seekers darimana saja dan kapan saja tidak terbatas oleh ruang dan waktu. Perusahaan memiliki banyak benefit dengan menerapkan sistem ini bukan hanya efisiensi dari segi waktu dan biaya seperti yang sudah dijelaskan diatas namun juga memudahkan perusahaan untuk menemukan sumber daya manusia yang kompeten dari ribuan ataupun jutaan applicant. Dalam hal ini,jumlah kandidat pun banyak sehingga perusahaan tidak perlu melakukan iklan perekrutan secara besar-besaran.

 

E-recruitment pada Accenture

• Sejarah Perusahaan Accenture

Pada awalnya Accenture disebut sebagai Andersen Consulting , Accenture secara resmi didirikan pada tahun 1989 ketika sekelompok mitra dari divisi Consulting dari berbagai perusahaan Arthur Andersen di seluruh dunia membentuk organisasi baru yang berfokus pada jasa konsultasi dan teknologi yang terkait dengan pengelolaan sistem integrasi skala besar dan meningkatkan proses bisnis.

Pada tahun yang sama Accenture diformalkan Bisnis Integrasi , kerangka kerja untuk menyelaraskan klien orang , proses dan teknologi untuk mendukung strategi keseluruhan untuk memungkinkan semua komponen organisasi klien untuk bekerja untuk meningkatkan kinerja bisnis . Accenture telah berkembang dari sebuah integrator sistem untuk sebuah perusahaan jasa teknologi konsultasi manajemen global dan , menyediakan berbagai macam konsultasi , outsourcing dan jasa teknologi yang terkait.

Pada tahun 2000, Accenture telah mencapai lebih dari satu dekade pertumbuhan yang luar biasa , dengan pendapatan bersih melebihi US $ 9,5 miliar dan lebih dari 70.000 profesional di 46 negara memberikan kepada klien berbagai konsultasi , teknologi dan jasa outsourcing dan solusi.

Pada 1 Januari 2001 , perusahaan ini berganti nama menjadi Accenture ( dari Andersen Consulting ) sebagai hasil dari keputusan seorang arbiter pada bulan Agustus 2000 yang memutuskan hubungan kontraktual antara Accenture dan Andersen Worldwide, Societe Koperasi ( AWSC ) . Accenture kemudian meluncurkan salah satu yang terbesar dan paling sukses kampanye re-branding dalam sejarah perusahaan . Nama baru diperkuat positioning baru Accenture dan mencerminkan pertumbuhan lebih lanjut organisasi dan set memperluas kemampuan .

Sejak dimulai pada tahun 1989 , Accenture telah dioperasikan sebagai kelompok kemitraan independen milik lokal atau badan lain di lebih dari 40 negara . ( Accenture adalah dan selalu menjadi organisasi global dan belum pernah dioperasikan di bawah struktur perusahaan induk AS). Pada tahun 2001, menjadi jelas kepada mitra Accenture yang mempertahankan struktur kemitraan yang ada organisasi akan membatasi kemampuan perusahaan untuk melanjutkan pertumbuhannya. Oleh karena itu, mitra , lebih dari setengah dari mereka berasal dari negara-negara selain Amerika Serikat , memutuskan untuk transisi ke bentuk perusahaan , memungkinkan Accenture untuk membangun dan memperoleh modal yang diperlukan untuk tetap kompetitif dan bahan bakar pertumbuhannya .

Pada bulan April 2001 , mitra Accenture suara mayoritas mengejar penawaran umum perdana , dan Accenture menjadi perusahaan publik pada tanggal 19 Juli 2001, ketika itu tercatat di Bursa Efek New York di bawah simbol ACN .

Saat ini Accenture adalah perusahaan yang bergerak pada bidang konsultan manajemen global , layanan teknologi dan perusahaan outsourcing , dengan sekitar 289.000 orang yang melayani klien di lebih dari 120 negara. Menggabungkan pengalaman yang tak tertandingi , kemampuan komprehensif di semua industri dan fungsi bisnis , dan penelitian yang luas di perusahaan paling sukses di dunia , Accenture bekerjasama dengan klien untuk membantu mereka menjadi kinerja tinggi bisnis dan pemerintah . Perusahaan ini menghasilkan pendapatan bersih sebesar US $ 28600000000 untuk tahun fiskal yang berakhir 31 Agustus 2013.

 

Website e-recruitment Accenture

Berdasarkan banyaknya klien yang menjalin hubungan dengan Accenture yaitu tersebar di 120 negara di berbagai penjuru dunia seperti United States, Prancis, Jepang, China, India dan juga termasuk Indonesia, mendorong Accenture sebagai global company untuk menerapkan sistem e-recruitment demi memudahkan bagian Human Resources dalam merekrut kandidat-kandidat kompeten yang tersebar di seluruh negara di berbagai belahan dunia. Berikut merupakan penjelasan mengenai website e-recruitment Accenture yaitu careers.accenture.com .

 

 

Gambar 1 Tampilan awal careers.accenture.com

(Sumber : http://careers.accenture.com/id-en/Pages/index.aspx)

 

Pada saat pertama kali mengakses website careers.accenture.com, user dapat langsung memasukkan keyword mengenai pekerjaan yang dicari melalui beberapa kategori seperti jenis pekerjaan, ketrampilan, tingkatan pengalaman atau pencarian dengan kategori kota yang diinginkan.

Selain itu juga terdapat menu Find Your Fit , yang berfungsi untuk mengklasifikasikan applicant menjadi tiga aspek, yaitu :

i.            Students and Graduates

Aspek ini diperuntukan bagi para pelajar, dimana pelajar tersebut dapat melakukan intership, Accenture journey yaitu perlombaan case study, Accentures gives yaitu suatu program kompetisi untuk pelajar tingkat universitas , Women Mentoring Program yaitu program jangka panjang yang berisikan kegiatan sharing pengalaman kerja oleh para senior, mentoring, workshop, dst. Selain itu juga diperuntukan bagi fresh graduates yang baru saja lulus dari perguruan tinggi. Biasanya, pada aspek ini applicant belum mempunyai pengalaman bekerja,namun Accenture menawarkan para pelajar dan fresh graduates untuk memulai karirnya.

ii.            Experienced Professionals

Experienced Professionals merupakan kategori yang diperuntukkan bagi professional yang sudah memiliki pengalaman bekerja, kemudian dapat memilih segmen atau area kerja yang disediakan Accenture seperti pada segmen Finance, Strategy Careers, Human Resources, dan sebagainya.

iii.            Accenture Alumni

Aspek ini diperuntukan untuk mantan pekerja Accenture yang sudah berpindah tempat kerja dan ingin kembali bekerja di Accenture, Accenture selalu membuka peluang untuk para alumni karena accenture menganggap karyawannya seperti anggota keluarga.

 

 

 

Gambar 2 Tampilan Job Search

(sumber : http://careers.accenture.com/id-en/jobs/Pages/jobsearch.aspx?keyword=analyst)

 

Gambar diatas berisikan daftar pekerjaan yang memungkinkan sesuai dengan yang job seekers cari, dimana pada gambar tersebut user mencari daftar pekerjaan yang tersedia di Accenture dengan keyword analyst. Dalam fitur job search, user dapat melihat informasi lebih lanjut mengenai job title yang ingin diketahui dengan mengklik menu View Details dan juga dapat menyimpan terlebih dahulu daftar pekerjaan yang diinginkan sehingga tidak perlu melakukan pencarian kembali dan dapat langsung apply resume nya dengan mengklik menu Save Job.

 

Gambar 3 Tampilan dari View Details pada menu Job Search

(sumber : http://careers.accenture.com/iden/jobs/Pages/jobdetails.aspx?lang=en&job=00236364&carsec=10001)

            Pada gambar 3 yaitu yang merupakan penjelasan atau pun rincian dari pekerjaan yang ingin diketahui. Dimana menjelaskan aktivitas apa yang akan dilakukan oleh pekerja nanti,sejauh apa perannya,apa saja tugasnya, termasuk bagaimana penjadwalan yang diperuntukan, apakah full time ataupun part time.

Setelah user melihat informasi detail mengenai job title yang diminati, user memiliki dua pilihan yaitu Get Referred dan Apply Online.

i.            Apply Online

Pada bagian ini, user dapat langsung melakukan apply mengikuti prosedur yang telah disediakan Accenture. Seperti pada gambar berikut :

 

Gambar 4 Global Legal Agreement

(sumber : http://careers.accenture.com/id-en/jobs/Pages/ApplyOnlineForm.aspx?lang=en&job=00236364&carsec=10001)

Ketika user mengklik Apply Online, maka website careers.accenture.com akan merespon dengan menampilkan global legal agreement sebagai bentuk persetujuan atas informasi yang akan diberikan dalam suatu terms dan condition tertentu. Tentu saja apabila applicant setuju dengan pernyataan tersebut applicant dapat melanjutkan ke proses berikutnya dengan terlebih dahulu mengklik button I Accept.

 

 

Gambar 5 Tampilan Login

(sumber : http://careers.accenture.com/)

            Selanjutnya apabila applicant sudah terdaftar pada careers.accenture.com , maka applicant perlu login dengan menginput username beserta password. Dan sebaliknya, apabila applicant belum terdaftar maka dapat melakukan registrasi terlebih dahulu dengan mendaftar sebagai new user. Dimana new user harus mengisi data diri seperti nama lengkap, alamat email,lokasi, nomor handphone, menentukan username dan password, termasuk pesonnel detail yang berisikan skill yang dimiliki applicant,job title, job level , pengalaman bekerja dan seterusnya.

 

ii.            Get Reffered

Pada proses perekrutan di Accenture, Accenture mempercayai opini dan rekomendasi para karyawannya. Sehingga dalam fitur ini,job seekers dapat mengambil keuntungan yaitu dapat berkonsultasi kepada karyawan Accenture dan bertanya langsung kepada karyawan secara personal mengenai pekerjaan atau posisi yang diminati job seekers yang berkonsultasi tersebut.

Proses dalam Get Reffered juga tergolong mudah, dimana applicant terlebih dulu memilih pekerjaan yang diminati untuk dikonsultasi, kemudian melakukan upload CV dan juga cover letter.

 

 

Gambar 6 Tampilan Fitur Get Reffered

(Sumber : careers.accenture.com)

 

 

SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan beberapa hal yaitu :

• E-recruitment merupakan suatu metode perekrutan online yang memudahkan job seekers dalam mencari pekerjaan dengan cakupan yang lebih luas dan dapat mengakses lebih mudah karena adanya akses internet.
• E-recruitment dapat memberikan peluang yang lebih besar untuk applicants untuk dapat bekerja di perusahaan yang diinginkan dan perusahaan atau organisasi mendapatkan dampak positif yaitu banyaknya applicant yang berasal dari berbagai wilayah.
• E-recruitment menekan efesiensi waktu dan biaya, dimana waktu perekrutan menjadi lebih cepat dan biaya untuk melakukan iklan pengumuman lowongan kerja pun lebih sedikit.

 

Saran yang dapat penulis berikan antara lain :

• Sebaiknya perusahaan yang menerapkan e-recruitment dapat meminimalisir isu tidak amannya data kandidat yang applied ke perusahaan tersebut. Dimana sistem keamanan pada sistem e-recruitment harus terhindar dari hacking dan juga terhindar dari pihak-pihak yang dapat melakukan kecurangan.
•  Pada job board yang ada di website recruitment misalnya pada website recruitment Accenture yaitu careers.accenture.com sebaiknya lowongan kerja yang sudah berlalu atau sudah expired tidak perlu ditampilkan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REFERENSI

 

Dubois D D, R. W. (2008). http://flylib.com/. Retrieved 04 12, 2014, from Chapter 5: Competency-Based Employee Recruitment and Selection: http://flylib.com/books/en/2.309.1.35/1/

Dysart, J. (1999). HR recruiters build interactivity into Web Sites. HR magazine. 44, 3, 106 – 111. Elkington, T (2005), Birght future for online recruitment personnel today 18 January Page 9

Hauer, M. (2004). Why Use the Internet For Recruitment? Retrieved April 13, 2014, fromhttp://www.employeescreen.com/:http://www.employeescreen.com/verifier/verifier_5_files/page537.htm

Hausdorf PA Duncan D (2004). Firm size and Internet recruitment in Canada A    prelimnary investigation Journal of Small Business Management, 42, 25- 334.

http://en.wikipedia.org. (2014, March 04). Retrieved April 12, 2014, from e-recruitment: http://en.wikipedia.org/wiki/E-recruitment

http://www.mbaskool.com/. (2008). Retrieved April 12, 2014, from E-RECRUITMENT: http://www.mbaskool.com/business-concepts/human-resources-hr-terms/8504-e-recruitment.html

Parry, E. & Tyson,S. (2008). An Analysis of the Use and Success of Online Recruitment Methods in the UK. Human Resource Management, 3,18,174,257.

Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia Menghadapi Abad  21 Jilid 1. Edisi Keenam. Jakarta: Penerbit Erlangga.

 

 

 

 

RIWAYAT PENULIS

 

Yulistiawati, lahir di kota Jakarta, pada 09 Juli 1993. Saat ini menempuh pendidikan S1 di Binus University, dalam bidang sistem informasi, Binusian 2015.